EPC aanvragen: zo bereid je het plaatsbezoek voor

Bij wie vraag je een EPC aan?

Je vraagt een EPC aan bij een erkende energiedeskundige type A. Die erkenning is geen etiket dat een aanbieder zichzelf geeft: ze wordt toegekend door de Vlaamse overheid, en Vlaanderen.be stelt dat certificaten enkel opgemaakt kunnen worden door erkende energiedeskundigen. Wie geen erkenning heeft, krijgt geen toegang tot de software waarin het attest wordt opgesteld en kan het dus ook niet indienen in de Energieprestatiedatabank. Het gevolg is hard: een document dat er als een EPC uitziet maar niet geregistreerd is, telt voor niets bij de notaris en bij een controle.

Praktisch vraag je bij het eerste contact naar het erkenningsnummer en naar de vermelding dat het om een type A gaat. Type A slaat op woongebouwen, dus op woningen, appartementen en studio's. Voor kantoren, winkels en andere niet-residentiele eenheden bestaat een ander certificaattype met een andere erkenning. Vraag je een attest aan voor een appartementsgebouw, hou er dan rekening mee dat het certificaat van de gemeenschappelijke delen een aparte opdracht is met een eigen opmaak; hoe die zich verhoudt tot het attest van je eigen appartement, lees je bij het certificaat voor de gedeelde delen van een gebouw.

Waarom een online berekening nooit een geldig attest oplevert

Rekenmodules die op basis van bouwjaar, oppervlakte en verbruik een score voorspellen, zijn nuttig om een orde van grootte te kennen, maar ze vervangen het certificaat niet. Het verschil zit niet in de rekenformule maar in de vaststelling: een EPC is in de eerste plaats een verslag van wat een erkende deskundige ter plaatse heeft gezien en van welke bewijsstukken hij heeft aanvaard. Een module ziet je zolder niet, kan je ketel niet openen en kan geen aanstiplijst ondertekenen. Wil je toch vooraf inschatten waar je uitkomt en welke ingrepen het meeste effect hebben, gebruik dan de uitleg bij de betekenis van je energiescore en bekijk daarna pas welke werken je aanpakt.

Het halfuur dat je label bepaalt: bewijsstukken per bouwdeel

Dit is het deel van de aanvraag dat de meeste eigenaars overslaan en dat toch het grootste effect heeft op de uitkomst. De regel achter het hele inspectieprotocol is eenvoudig: de deskundige mag een bouwdeel alleen gunstig inrekenen als hij het zelf kan vaststellen of als jij het met een aanvaard document kunt staven. Kan hij geen van beide, dan schrijft het protocol een standaardwaarde voor die is afgeleid van het bouwjaar van de woning, en die aanname is bewust ongunstig. Volgens Vlaanderen.be leidt dat doorgaans tot een slechter energielabel. Je krijgt dan een score alsof de spouwmuurisolatie er nooit in is geblazen.

Dat is geen onwil van de deskundige en het valt ook niet weg te praten aan de keukentafel. Hij mag niet anders. De enige plek waar jij het verschil maakt, ligt dus voor het bezoek: in de map met facturen, fiches en plannen die je klaarlegt. Onderstaande tabel loopt de bouwdelen af die in de praktijk het vaakst onbewezen blijven, met telkens de aanname die volgt als je niets voorlegt en het document dat je best klaarlegt.

Een patroon in die tabel is meteen duidelijk: precies de werken die je het meeste geld hebben gekost en die je score het sterkst verbeteren, zijn ook de werken die de deskundige niet kan zien. Na-isolatie van de spouw is daarvan het schoolvoorbeeld. Wie zijn spouw liet vullen en de factuur is kwijtgeraakt, staat energetisch op hetzelfde punt als de buur die niets deed. Wat isolatie doet met je verbruik en met je score staat uitgewerkt bij de isolatie van je woning, en welke ingrepen na de keuring het snelst een labelsprong opleveren bij het verbeteren van je energielabel.

Waarom een offerte niet meetelt en een factuur soms ook niet

Twee vormvereisten laten in de praktijk de meeste dossiers sneuvelen. De eerste: gegevens uit een offerte mogen niet zomaar overgenomen worden. Een offerte beschrijft wat een aannemer voorstelde, niet wat er is uitgevoerd, en zonder aanvullend bewijs dat de werken effectief zijn gebeurd blijft ze buiten beschouwing. De tweede: een factuur moet onder meer het adres van de eenheid of het gebouw vermelden. Een kasticket van de bouwmarkt, een factuur op naam zonder adres of een afrekening die alleen een totaalbedrag noemt, voldoet daar niet aan. Zoek dus niet alleen naar het bedrag, maar controleer of het adres en een omschrijving van de uitgevoerde werken erop staan.

Een derde valkuil is subtieler. Lambda- en R-waarden mogen niet rechtstreeks uit een factuur overgenomen worden: die moeten in de technische fiche van het product opgezocht worden. Staat op je factuur alleen dat er tien centimeter isolatie is geplaatst, dan weet de deskundige nog niets over de kwaliteit van dat materiaal. Zoek daarom per materiaal het merk en het producttype op de factuur en haal de bijhorende fiche van de website van de fabrikant. Vind je de fiche niet meer, vraag ze dan op bij de aannemer die de werken uitvoerde; dat lukt vaak nog jaren later. Dezelfde discipline geldt voor het vermogen van je installatie, waarover je meer leest bij een zonnepaneleninstallatie op je dak.

De aanstiplijst die je samen ondertekent

Aan het einde van het bezoek vullen jij en de deskundige samen een aanstiplijst in. Daarop wordt aangeduid welke documenten je hebt aangeleverd, en door die lijst te ondertekenen worden latere discussies vermeden. Onderschat dat formulier niet. Het is het enige stuk in het dossier waarop zwart op wit staat wat jij hebt overhandigd, en het is dus je enige houvast als je achteraf vindt dat een bouwdeel te ongunstig is ingeschat. Lees de lijst voor je tekent, en vraag om een aanvulling als een document dat je wel gaf er niet op staat. Vraag ook een kopie of een foto van de ondertekende lijst voor je eigen dossier.

Wie renoveert, doet er goed aan die logica om te draaien en het bewijs al tijdens de werken te verzamelen in plaats van erna. Maak foto's van de isolatie voor ze wordt afgewerkt, bewaar de technische fiche samen met de factuur in dezelfde map en noteer de datum van uitvoering. Dat kost tijdens de werken enkele minuten en spaart je later een volledige labelklasse uit. Welke ingrepen premiegerechtigd zijn en welke documenten die dossiers vragen, staat bij de premies voor energiebesparende werken; het zijn grotendeels dezelfde stukken die je hier nodig hebt.

Hoe verloopt het plaatsbezoek?

Het plaatsbezoek is de kern van de opdracht. Vlaanderen.be laat er geen twijfel over bestaan dat het altijd verplicht is, ook al zijn er bijvoorbeeld plannen of een eerder opgemaakt EPC beschikbaar. Een aanbieder die belooft het attest op afstand op te maken op basis van foto's of een vragenlijst, verkoopt je geen goedkoop EPC maar een document dat de toets niet doorstaat. De deskundige overloopt de woning van buiten naar binnen: hij meet de afmetingen op, bepaalt het beschermde volume, noteert de opbouw van dak, muren en vloeren, bekijkt het glas en het schrijnwerk, en inventariseert de installaties voor verwarming, warm water, ventilatie en hernieuwbare energie.

Zorg dat hij overal bij kan. De zolder, de kelder, de kruipruimte, de technische ruimte en de stookplaats moeten toegankelijk zijn, en de meterkast en het typeplaatje van de ketel moeten leesbaar zijn. Ruim indien nodig de zolder vrij: een isolatielaag die onder opgeslagen spullen verdwijnt, kan hij niet vaststellen. Staan er ramen of deuren in een leegstaand deel van het gebouw, breng dan de sleutels mee. Elk bouwdeel dat hij niet kan bereiken, valt terug op de ongunstige aanname, en dat is precies wat je met deze voorbereiding wil vermijden.

Destructief onderzoek: mag worden voorgesteld, moet nooit

Voor verborgen bouwdelen bestaat er een tussenweg tussen zien en bewijzen. De deskundige mag voorstellen om een klein gaatje te boren, bijvoorbeeld in een plafond of in een afgewerkte muur, om vast te stellen of er isolatie zit en hoe dik die is. Vlaanderen.be vermeldt uitdrukkelijk dat hij daartoe niet verplicht is. Het is dus een aanbod, geen recht en geen plicht, en jij beslist als eigenaar of je die ingreep toelaat. De afweging is nuchter: een kijkgat dat je nadien met wat plamuur wegwerkt, kan een bouwdeel van een ongunstige standaardwaarde naar de werkelijke situatie tillen en zo een deel van een labelsprong opleveren. Heb je de factuur nog, dan is het gat overbodig; ben je de factuur kwijt, dan is het vaak de enige overgebleven weg.

De aanvraag stap voor stap

Tussen je eerste telefoon en het definitieve certificaat liggen een handvol stappen die telkens door een andere partij worden gezet. Het helpt om te weten wie wat doet, want dan zie je meteen op welk moment jij nog invloed hebt en vanaf wanneer het dossier uit je handen is. Onderstaande tabel zet de volgorde uiteen, met per stap het punt waarop het in de praktijk het vaakst misloopt.

Twee stappen verdienen extra aandacht. Bij stap zes maakt de deskundige eerst een proefcertificaat aan; pas daarna wordt het definitieve certificaat ingediend en ondertekend. Dat proefcertificaat is het natuurlijke moment om samen de invoergegevens te overlopen. En bij stap zeven ligt de scheidslijn tussen een document en een attest: pas na indiening in de Energieprestatiedatabank van de Vlaamse overheid bestaat je EPC officieel en is het via de databank terug te vinden. Hoe je een geregistreerd certificaat later opnieuw bovenhaalt, staat bij het opzoeken van een bestaand attest.

Wanneer begin je met de aanvraag?

Je begint voor de eerste publiciteit, niet erna. Het certificaat moet aanwezig zijn zodra je de woning te koop of te huur aanbiedt, en de energiescore of het label hoort in elke advertentie. Tel daar de agenda van de deskundige bij op, plus de tijd die jij nodig hebt om facturen en fiches op te diepen, en het wordt duidelijk waarom je hier het best enkele weken voor uittrekt in plaats van enkele dagen. Wie zijn woning laat schatten of een verkoopstrategie uittekent, doet er bovendien goed aan het attest al in handen te hebben voor de vraagprijs vastligt. Zit de akte al gepland en heb je geen speling meer, dan bestaat er een snellere weg via een keuring op korte termijn. Zonder geldig certificaat riskeert de eigenaar volgens Vlaanderen.be een boete van 500 tot 5.000 euro, en die boete maakt het attest niet overbodig.

Welk attest heb je nodig: verkoop of verhuur?

Voor je een deskundige belt, loont het om na te gaan of je eigenlijk wel een nieuw attest nodig hebt. Er ligt namelijk vaker een certificaat in de kast dan mensen denken, en of dat volstaat hangt af van wat je met de woning van plan bent. Het onderscheid dat op de meeste pagina's over dit onderwerp ontbreekt, is dat verkoop en verhuur niet dezelfde eis stellen aan het opmaakjaar. Onderstaande tabel zet beide regimes naast elkaar.

De praktische conclusie is dat je eerst het opmaakjaar controleert en pas daarna de vervaldatum. Een attest uit 2017 met een vervaldatum in 2027 oogt volkomen in orde en is dat ook, maar alleen voor een verhuur. Zodra dezelfde eigenaar beslist te verkopen, is een nieuwe opmaak nodig. De volledige uitwerking van die termijnen staat bij hoe lang een certificaat meegaat, en de situaties waarin de plicht wel of net niet geldt bij de verplichting bij overdracht en verhuur.

Er is nog een timingoverweging die weinig eigenaars maken. Omdat een nieuw certificaat in de databank de geldigheid van het vorige beeindigt, verlies je de resterende looptijd van je oude attest zodra het nieuwe geregistreerd is. Plan je op korte termijn werken aan dak, muren of installatie, laat het nieuwe attest dan pas na die werken opmaken. Laat je het ervoor opmaken, dan betaal je twee keer voor hetzelfde document en staat het slechtere label bovendien tien jaar lang in de databank. Draag je een label E of F, hou dan ook rekening met de termijnen van de renovatieverplichting na aankoop.

Offertes vergelijken zonder op prijs alleen te kiezen

De prijs van een EPC is niet gereglementeerd. Elke deskundige bepaalt zijn eigen tarief, wat betekent dat vergelijken loont, maar ook dat een lage prijs op zich weinig zegt. Vraag daarom bij elke offerte hetzelfde uit: wat is inbegrepen, of het bezoek ter plaatse gebeurt, hoeveel tijd de deskundige voor de woning uittrekt, en of hij vraagt om je bewijsstukken vooraf door te sturen. Die laatste vraag is verrassend informatief. Een deskundige die er zelf naar vraagt, weet dat je dossier zijn opname bepaalt en neemt de tijd om het te beoordelen.

Let ook op wat de regelgeving hoe dan ook oplegt, want dat vormt de ondergrens van elke correcte offerte: een verplicht plaatsbezoek, de opmaak in de officiele software en de indiening in de Energieprestatiedatabank. Zit een van die drie er niet in, dan koop je geen attest. Wat een opmaak doorgaans kost en welke factoren de prijs bepalen, staat uitgewerkt bij de kostprijs van een certificaat. Voor een breder beeld van alle attesten rond je woning kun je terecht bij de volledige gids over het energieprestatiecertificaat.

Een EPC en een asbestattest in hetzelfde bezoek

Verkoop je een woning die gebouwd is voor 2001, dan heb je naast het EPC ook een asbestattest nodig. Beide onderzoeken vragen een plaatsbezoek en beide lopen door dezelfde ruimtes, en ze kunnen dan ook in een en hetzelfde bezoek gecombineerd worden. Dat scheelt je een halve dag vrij nemen en een tweede keer alles toegankelijk maken. Vraag bij het opvragen van offertes dus meteen of de aanbieder beide opdrachten uitvoert of samenwerkt met een asbestdeskundige. Wat het asbestattest precies inhoudt en voor welke woningen het geldt, lees je bij het asbestattest bij verkoop.

Wat je met het attest doet zodra je het krijgt

Het certificaat dat je ontvangt, is meer dan een label op een blad. Bovenaan staan de identificatiegegevens van de wooneenheid, daarna de energiescore in kilowattuur per vierkante meter per jaar en het bijbehorende label, en verder een overzicht van de vastgestelde bouwdelen en installaties met per onderdeel de gebruikte waarde. Achteraan volgen de aanbevelingen: de werken die de deskundige voorstelt, met hun verwachte effect op de score. Loop dat document lijn per lijn na op de dag dat je het krijgt, niet op de dag dat de notaris ernaar vraagt.

Kijk in het bijzonder naar drie dingen. Ten eerste de harde gegevens: adres, oppervlakte en bouwjaar. Een fout in de beschermde oppervlakte werkt door in je hele score. Ten tweede de bouwdelen waarvoor een standaardwaarde is gebruikt, want daar zie je meteen welk bewijsstuk je niet hebt kunnen voorleggen. En ten derde de installaties: staat je warmtepomp of je zonneboiler er wel degelijk in, en klopt het vermogen? Wat elk van die getallen betekent en hoe je score zich verhoudt tot vergelijkbare woningen, staat bij het aflezen van je energiescore. Denk je aan een warmtepomp om je volgende attest te verbeteren, kijk dan bij de mogelijkheden van een warmtepomp.

Wat je doet als je het label betwist

Vind je dat een bouwdeel te ongunstig is ingeschat, neem dan eerst contact op met de deskundige zelf en leg uit welk element je betwist. Haal daarbij de ondertekende aanstiplijst erbij: die toont wat je hebt aangeleverd en wat dus is beoordeeld. Duikt het ontbrekende bewijsstuk alsnog op, bijvoorbeeld een technische fiche die je bij de aannemer terugvindt, dan kan de deskundige het dossier op dat punt herbekijken. Blijkt achteraf dat een gegeven verkeerd is ingevoerd, dan is een aanpassing van het certificaat de aangewezen weg. Wat je in geen geval doet, is het attest gewoon laten liggen: het label dat in de databank staat, is het label waarmee je woning tien jaar lang wordt aangeboden.