EPC van de gemeenschappelijke delen

Wat is het EPC van de gemeenschappelijke delen?

Het EPC van de gemeenschappelijke delen, in de praktijk vaak het EPC gemene delen of kortweg EPC GD genoemd, brengt de energetische kenmerken van een appartementsgebouw als geheel in kaart. Het beoordeelt niet hoe zuinig jouw woonkamer is, maar hoe goed de schil en de collectieve installaties van het gebouw presteren. Daarmee vult het een gat dat het individuele attest laat liggen: een deskundige die alleen in jouw appartement komt, ziet de staat van het dak boven de bovenste verdieping of de ketel in de kelder niet altijd. Wil je eerst begrijpen hoe het certificatiesysteem in Vlaanderen in elkaar zit, dan geeft de algemene uitleg over het energieprestatiecertificaat het kader waarin dit attest past.

Welke onderdelen van het gebouw komen erin?

De inhoud gaat verder dan wat de meeste mede-eigenaars verwachten. Onder de gemeenschappelijke delen vallen niet alleen de zichtbare gedeelde ruimtes zoals de traphal, de inkomhal en de lift, maar ook alle vloeren, muren en daken die de eigenaars samen beheren, plus de collectieve installaties. Concreet komen deze elementen in het attest terecht.

• Het dak en de dakisolatie van het volledige gebouw, inclusief platte daken en dakterrassen die tot de gemene delen behoren.
• De buitengevels met hun opbouw en isolatiegraad, en de gevelvlakken die aan onverwarmde ruimtes grenzen.
• Het buitenschrijnwerk in de gedeelde ruimtes, zoals de ramen in het trappenhuis en de toegangsdeur.
• De gemeenschappelijke stookplaats met de collectieve verwarmingsketel of warmtepomp, als het gebouw collectief verwarmd wordt.
• Gedeelde leidingen voor verwarming en sanitair warm water, en de mate waarin die geisoleerd zijn.
• Collectieve zonnepanelen of zonneboilers die op het dak van de VME staan en energie leveren aan het gebouw.

Waarom het ook zonder traphal verplicht is

Een misverstand dat vaak opduikt bij kleine gebouwen: veel eigenaars denken dat er geen attest nodig is als er geen gedeelde binnenruimte bestaat. Dat klopt niet. Het klassieke voorbeeld is een gebouw met twee wooneenheden waarbij de bovenste via een buitentrap bereikt wordt. Er is dan geen hal, geen lift en geen gemeenschappelijke gang, maar de twee eenheden delen wel een dak, dragende muren en een vloer tussen beide niveaus. Precies die bouwdelen bepalen samen het warmteverlies van het gebouw, en dus valt ook zo een gebouw onder de verplichting. De regel kijkt naar de gedeelde bouwschil, niet naar de aanwezigheid van een gemeenschappelijke ruimte.

Vanaf wanneer is het verplicht? De termijnen per gebouwgrootte

Dit is het punt waarop de meeste informatie op het internet uit elkaar loopt. De ene bron schrijft dat het attest verplicht is sinds 2022, de andere sinds 2024. Allebei hebben ze gelijk voor hun eigen gebouwtype, want de Vlaamse overheid voerde de verplichting gefaseerd in en begon bij de grootste gebouwen. Wie alleen een bron over grote blokken leest en zelf in een gebouw met drie appartementen woont, kan daardoor de indruk krijgen dat er nog tijd is. Die tijd is er niet meer: de laatste fase ging in op 1 januari 2024. Hieronder staan de drie golven naast elkaar, zodat je je eigen gebouw kunt terugvinden.

De praktische gevolgtrekking is eenvoudig. Voor elk bestaand appartementsgebouw in Vlaanderen is de deadline gepasseerd. Ontbreekt het attest vandaag, dan is de vraag niet meer wanneer de VME het moet laten opmaken, maar hoe snel ze de achterstand wegwerkt. Wie het punt op de agenda van de eerstvolgende algemene vergadering wil zetten, kan de vergaderdatum niet als startpunt gebruiken: de verplichting liep al.

Hoe je gebouweenheden telt

De drempels spreken over gebouweenheden, en dat is bewust een ruimer begrip dan appartementen. Een gebouweenheid is elk zelfstandig deel van het gebouw met een eigen toegang, dus ook een handelsruimte, een kantoor of een praktijk op het gelijkvloers telt mee bij het bepalen van de gebouwgrootte. Tegelijk geldt dat het gebouw minstens twee residentiele eenheden moet tellen om onder de verplichting te vallen. Een gebouw met een winkel beneden en een enkel appartement erboven haalt die drempel dus niet, terwijl een gebouw met een winkel en twee appartementen er wel onder valt en meteen als een gebouw met drie gebouweenheden geteld wordt. Twijfel je over de telling voor jouw pand, dan is dat een vraag voor de energiedeskundige bij het eerste contact, want de telling bepaalt niets aan de verplichting zelf maar wel aan de omvang van het onderzoek.

De uitzondering voor nieuwbouw

Voor een volledig nieuw opgetrokken appartementsgebouw geldt een aparte klok. Het EPC van de gemeenschappelijke delen moet er uiterlijk tien jaar en een maand na het krijgen van de stedenbouwkundige of omgevingsvergunning zijn. De redenering daarachter is dat een recent gebouw al uitgebreid doorgerekend is bij de bouwaanvraag en dat een extra attest in de eerste jaren weinig nieuwe informatie oplevert. Let op welke datum je gebruikt: het gaat om de vergunning, niet om het bouwjaar, niet om de voorlopige oplevering en niet om de datum waarop de eerste bewoner introk. Tussen de vergunning en de oplevering zit bij grotere projecten makkelijk twee of drie jaar, en dat verschil bepaalt of de klok al bijna afgelopen is of nog ruim loopt. De syndicus van een recent gebouw doet er goed aan die datum een keer op te zoeken en in het dossier te noteren, zodat de VME niet verrast wordt.

Het verschil met het EPC van je eigen appartement

Het EPC van de gemeenschappelijke delen vervangt het attest van je eigen wooneenheid niet, het vult het aan. Wil je verkopen of verhuren, dan heb je nog altijd een individueel EPC nodig dat jouw appartement beoordeelt en er een label aan hangt. Dat blijft jouw verantwoordelijkheid en jouw kost. Het attest van de gemene delen is daarnaast een document van de VME dat het gebouw beschrijft. Wat het individuele attest precies met dat label doet, lees je bij de betekenis van de EPC-waarde en de labels, en wanneer de attestplicht bij een transactie speelt staat bij de attestplicht bij verkoop en verhuur.

Er is nog een verband dat mede-eigenaars zelden meteen zien. Doordat het attest van de gemene delen de schil en de collectieve installaties al in kaart brengt, kan de deskundige die daarna jouw individuele attest opmaakt op die gegevens voortbouwen in plaats van dak en gevel opnieuw uit te pluizen. Een gebouw met een correct en recent attest van de gemene delen maakt het individuele traject dus vlotter. Wat dat traject je ongeveer kost, vind je bij de prijsopbouw van een EPC-attest.

Wie is verantwoordelijk: de VME en de syndicus

De verantwoordelijkheid ligt bij de vereniging van mede-eigenaars, kortweg de VME. Dat is het juridische lichaam waar je automatisch deel van uitmaakt zodra je eigenaar bent van een kavel in een gebouw met gemeenschappelijke delen. De VME is de opdrachtgever van het attest, de VME draagt de kost en de VME is aanspreekbaar als het attest ontbreekt. Voor jou als individuele eigenaar betekent dat vooral dat je dit attest niet zelf hoort te bestellen. Doe je dat toch op eigen initiatief, dan heb je een document laten opmaken over een gebouw waar je niet alleen over beslist, en dan is de kans groot dat je de kost er niet uit krijgt bij de andere eigenaars.

Wat de syndicus concreet regelt

In de praktijk voert de syndicus de opdracht uit. Hij brengt het punt op de algemene vergadering, vraagt offertes op bij erkende deskundigen, laat de VME beslissen en volgt daarna de opmaak op. Het meeste werk zit echter niet in het bestellen maar in het aanleveren van bewijsstukken, want de deskundige mag isolatie die hij niet kan zien alleen meerekenen als er een aanvaardbaar bewijs voor bestaat. De syndicus is de enige die aan dat archief kan.

• Toegang regelen tot de kelder, de stookplaats, het dak, de technische lokalen en de meterkast.
• Plannen en de basisakte aanleveren, zodat de deskundige de opbouw van het gebouw en de verdeelsleutel kent.
• Facturen en attesten van vroegere werken opzoeken, bijvoorbeeld van de dakisolatie of van de vervanging van de ketel.
• Onderhoudsdocumenten van de collectieve installatie bijhouden, zoals de keuringsverslagen van de verwarming.
• Het afgewerkte attest verspreiden onder alle eigenaars, zodat iedereen het bij een verkoop of verhuring meteen bij de hand heeft.

Wat als er geen syndicus is

Kleine gebouwen met twee of drie eenheden werken vaak zonder professionele syndicus. De verplichting verdwijnt daardoor niet, ze komt gewoon rechtstreeks bij de eigenaars te liggen. In zo een gebouw spreek je best af wie het initiatief neemt, wie de offertes opvraagt en hoe jullie de factuur verdelen, en zet je die afspraak op papier voor de opdracht vertrekt. Het is precies in deze categorie gebouwen dat het attest het vaakst ontbreekt, omdat er niemand is wiens taak het is om eraan te denken. Wie niet zeker weet of er al ooit een attest opgemaakt is, kan dat nagaan zoals beschreven bij een bestaand attest terugvinden, want een eerdere eigenaar of een vorige syndicus kan het al hebben laten maken.

Zo verloopt de aanvraag stap voor stap

Het traject verschilt van een gewone EPC-aanvraag doordat er een beslissingsmoment tussen zit: de VME moet de opdracht goedkeuren voor er iemand langskomt. Reken daar in je planning op, zeker als de algemene vergadering maar een keer per jaar samenkomt. De volgorde hieronder is de weg die de meeste gebouwen afleggen. Hoe een individuele aanvraag verloopt en waar je op let bij de keuze van een deskundige, staat uitgebreider bij een EPC laten opmaken.

1. Nagaan of er al een attest bestaat. Vraag het na bij de syndicus en bij de eigenaars die er het langst wonen. Een attest van bijvoorbeeld 2022 loopt nog jaren door en dan hoeft er niets te gebeuren.
2. Offertes opvragen bij erkende energiedeskundigen type A. Vraag telkens dezelfde informatie op: de totaalprijs, wat er in het plaatsbezoek zit en de doorlooptijd tot het attest in de databank staat.
3. De opdracht laten goedkeuren. De algemene vergadering beslist, of de syndicus handelt binnen het mandaat dat hij heeft. Noteer de beslissing in de notulen, dat voorkomt discussie over de factuur.
4. Het dossier klaarleggen. Verzamel plannen, basisakte, facturen van vroegere werken en onderhoudsdocumenten. Elk bewijsstuk dat ontbreekt, betekent dat de deskundige met een ongunstige veronderstelling moet rekenen.
5. Het plaatsbezoek. De deskundige bekijkt de gedeelde ruimtes, de stookplaats, de kelder, de gevels en het dak. Zorg dat alle sloten open zijn en dat iemand met een sleutelbos beschikbaar is.
6. Opmaak en registratie. Het attest wordt opgemaakt en in de centrale databank geregistreerd. Vanaf dat moment loopt de geldigheidstermijn.
7. Verdelen onder de eigenaars. Bezorg elke eigenaar een kopie, zodat wie later verkoopt of verhuurt het document niet opnieuw moet gaan zoeken.

Loopt er al een verkoop en heb je het attest snel nodig, dan is de doorlooptijd het knelpunt. In dat geval helpt de aanpak bij een attest met spoed regelen. Hou er wel rekening mee dat een VME-beslissing zelden versneld kan worden, dus het is de goedkeuring en niet de deskundige die je planning bepaalt.

Wat kost het en hoe wordt de kost verdeeld?

De prijs van een EPC is in Vlaanderen niet gereglementeerd. Elke energiedeskundige bepaalt zijn eigen tarief, en voor het attest van de gemene delen loopt het verschil tussen offertes verder uiteen dan bij een gewone woning, omdat de omvang van het werk sterk verschilt per gebouw. Daarom vraag je best meerdere offertes op en vergelijk je ze op dezelfde punten. Dit zijn de factoren die het bedrag bepalen.

• Het aantal gebouweenheden. Meer eenheden betekent meer gevelvlakken, meer bouwlagen en meer opmetingswerk.
• De aanwezigheid van een collectieve installatie. Een gedeelde stookplaats met leidingnet vraagt beduidend meer onderzoek dan een gebouw waar elke eenheid een eigen ketel heeft.
• De complexiteit van het gebouw. Meerdere vleugels, verspringende bouwvolumes, ondergrondse garages en dakterrassen maken de opmeting zwaarder.
• De kwaliteit van het archief. Ontbreken plannen en facturen, dan kost het uitzoekwerk tijd, en die tijd zit in de prijs.
• De bereikbaarheid van het dak en de technische lokalen. Als de deskundige moeilijk of niet ter plaatse raakt, kost dat een extra bezoek.

De verdeling van de factuur volgt daarna de gewone logica van de mede-eigendom. Het attest is een gemene kost, dus elke eigenaar draagt zijn aandeel volgens de verdeelsleutel die in de basisakte staat, meestal uitgedrukt in duizendsten. Wie een groter appartement bezit, betaalt dus een groter deel, precies zoals bij het onderhoud van de lift of de verzekering van het gebouw. Dat maakt de individuele kost in een groot gebouw doorgaans klein: de factuur wordt over veel schouders verdeeld. In een gebouw met twee eenheden geldt het omgekeerde, want daar dragen twee eigenaars de volledige kost van een plaatsbezoek. Een vergelijking van wat een attest in het algemeen kost, vind je bij de prijsopbouw van een EPC-attest.

Geldigheid, actualisatie en de boete bij een ontbrekend attest

Het attest is maximaal tien jaar geldig, gerekend vanaf de opmaak. Die termijn loopt volledig los van de termijn op het attest van je eigen appartement, dus twee documenten in hetzelfde gebouw kunnen perfect in verschillende jaren vervallen. Daarnaast kan een attest vroeger achterhaald raken dan de vervaldatum: verandert het gebouw ingrijpend, dan beschrijft het oude document de werkelijkheid niet meer. De regels op een rij.

Die laatste regel verdient nadruk, want ze wordt vaak verkeerd begrepen. Een boete is geen afkoopsom. Wie betaalt en verder niets doet, blijft in overtreding en moet het attest alsnog laten opmaken. Voor een VME die twijfelt of de uitgave de moeite waard is, betekent dat dat uitstellen in het slechtste geval twee keer geld kost in plaats van een keer.

Let ook op de datum van je individuele attest

Naast de klok van het gebouw loopt de klok van je eigen wooneenheid. Bij een verkoop is sinds begin 2022 alleen een attest rechtsgeldig dat opgemaakt is in 2019 of later, ook als een ouder document op papier nog niet vervallen lijkt. Bij verhuur ligt dat anders: daar volstaat een ouder attest dat geldig is op het moment dat de huurovereenkomst ondertekend wordt. Wie een appartement erft of koopt met een stapel oude documenten erbij, controleert dus twee dingen: het jaartal op het individuele attest en de aanwezigheid van een geldig attest van de gemene delen. De volledige regels staan bij hoe lang een attest geldig blijft. Koop je in een gebouw met een zwak label, kijk dan meteen ook naar de renovatieplicht die na een aankoop kan gelden, want die termijn begint te lopen vanaf de akte.

Het EPC gemene delen als renovatiekompas voor de VME

Veel verenigingen behandelen dit attest als een formaliteit die afgevinkt en opgeborgen wordt. Dat is een gemiste kans, want het document bevat naast de vaststellingen ook aanbevelingen op gebouwniveau, en die aanbevelingen zijn precies het soort informatie waar een algemene vergadering normaal een studiebureau voor moet betalen. Het attest zegt zwart op wit waar het gedeelde warmteverlies zit, meestal in het dak, in de gevels en in een verouderde stookplaats.

De volgorde van de werken volgt in de meeste gebouwen dezelfde logica. Eerst de schil, want een betere ketel op een slecht geisoleerd gebouw verwarmt vooral de buitenlucht. Wat dat concreet oplevert en welke opbouw voor welk daktype past, lees je bij dakisolatie en gevelisolatie. Daarna pas de installatie: een collectieve ketel die aan vervanging toe is, en eventueel collectieve zonnepanelen op het dak van de VME die de gedeelde installaties en de verlichting van de gemene delen voeden. Voor de meeste van die ingrepen bestaan steunmaatregelen, en verenigingen van mede-eigenaars komen daar in bepaalde gevallen ook voor in aanmerking. Het overzicht staat bij de premies voor renovatiewerken. Welke ingrepen het meeste effect hebben op de score zelf, vind je bij het label van je gebouw verbeteren.